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Infos für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte

 

 

  1. Allgemeines
  2. Formulare
  3. Zeitlicher Ablauf (Leitfaden)
  4. Dokumentationspflicht nach MiLoG

 

a Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte üben Hilfstätigkeiten in Forschung und Lehre aus und/oder unterstützten Studierende in Tutorien. 
a Voraussetzung für eine Beschäftigung als studentische Hilfskraft ist die Vorlage einer gültigen Immatrikulationsbescheinigung. Als wissenschaftliche Hilfskraft muss ein erster Hochschulabschluss vorliegen. Das Entgelt soll aktuell monatlich 450,00 € nicht überschreiten. Die Beschäftigung erfolgt dann nach §8 SGB IV als kurzfristige oder geringfügige Beschäftigung.
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Rückwirkende Verträge sind aufgrund der Zulässigkeit der Befristung (§14 Abs. 4 TzBfG), den Dokumentationsfristen (§17 MiLoG) und der Lohnauszahlungsfrist (§2 (1) 2 MiLoG) nicht möglich!  
a Die Beschäftigung erfolgt nach dem WissZeitVG. Sie ist immer befristet (i.d.R. auf ein Semester). Die Beschäftigungshöchstdauer beträgt in Summe 6 Jahre.
a Die Beschäftigung kann nur für ganze Monate erfolgen. Die monatlichen Stunden errechnen sich aus der Anzahl der Wochenstunden x 4,348!
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a Sie waren noch nie bzw. Sie waren länger als zwei Monate nicht mehr in einem Arbeitsverhältnis mit der HSAS bzw. dem Land Baden-Württemberg. Antrag inkl. aller Formulare.
 
a Sie standen direkt vor diesem angestrebten Arbeitsverhältnis oder nach einer max. Unterbrechung von weniger als zwei Monaten in einem Arbeitsverhältnis mit der HSAS bzw. dem Land Baden-Württemberg. Achtung: Ändert sich die Vertragsart (z.B. von kurzfristig auf geringfügig) muss ebenfalls ein Antrag auf Neubeschäftigung erfolgen! Antrag inkl. aller Formulare.
 
Sonstige Formulare:
 
 
1. Zunächst ist der Antrag auf Hilfstätigkeit inkl. Anlage 2 (siehe 2. Formulare) durch die Hilfskraft und den Kostenstellenverantwortlichen/Betreuer auszufüllen.
 
2. Der Antrag auf Hilfstätigkeit inkl. aller Anlagen (siehe Seite 1 Antrag)  ist der Personalabteilung 2 Wochen vor Arbeitsbeginn über die Fakultätssekretariate einzureichen. Hierdurch kann gewährleistet werden, dass die Beschäftigung in der Fakultät bekannt ist. Es können handschriftliche Verweise erfolgen!
 
3. Handelt es sich um einmalige Arbeitseinsätze (Karrierebörse, Tag der Technik, etc.) können nach Absprache mit Fr. Ruther (ruther@hs-albsig.de) die Stunden durch den Betreuer per E-Mail nachgereicht werden!
 
4. Die Personalabteilung legt für jede Hilfskraft eine Akte an, mit dem Recht auf Einsichtnahme durch die Hilfskraft.
 
5. Die Personalabteilung prüft die eingereichten Unterlagen auf Formfehler, meldet die Daten dem LBV, verschickt die Unterlagen (ausgefüllte Formblätter, Bescheinigungen, etc.) an das LBV und erstellt den Arbeitsvertrag. Dieser geht in 2facher Ausfertigung zusammen mit dem vorbesetzten Dokumentationsformular an die Hilfskraft, welche eine Ausfertigung des Arbeitsvertrags unterschrieben der Personalabteilung zurücksenden muss. Mit der Dokumentation geht die Hilfskraft zum Betreuer (siehe hierzu Punkt 4)!
 
6. Entgelt: Entsprechend der Aktenlage wird vom LBV (Landesamt für Besoldung und Versorgung) das Entgelt berechnet und wird zum Ende des Monats ausbezahlt. Voraussetzung hierfür ist, dass die Unterlagen spätestens zum 15ten des Monats dem LBV vorgelegen haben! Sie erhalten pro Beschäftigung nur eine Lohnabrechnung vom LBV. Diese wird auch in Ihrem pers. Kundenportal hinterlegt: www.lbv.bwl.de – Kundenportal – Pers.Nr. und Passwort.
Mehr Information können Sie auch unserem Leitfaden entnehmen.
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Es ist streng auf die Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) zu achten. Dies geschieht durch das Formular Dokumentation wie folgt:
 
1. Die Hilfskraft muss Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit auf dem Formular „Dokumentation“ binnen 7 Tagen nach Erbringung der Arbeitsleistung eintragen (§17 MiLoG).
Hierbei ist dringend die Pausenregelung nach §4 ArbZG zu beachten! Es gilt eine tägliche Höchstarbeitszeit von 10 Stunden! Hinweis: Auch der in Absprache mit dem Betreuer genommene Urlaub oder beantragte und genehmigte Zeitzuschläge sind auf der Dokumentation einzutragen!
 
2. Nach Beschäftigungsende ist binnen einer Woche die ausgefüllte und vom Betreuer abgezeichnete Dokumentation der Hochschule (Sekretariat) unaufgefordert einzureichen!
 
Sonstige Hinweise:
- Die Dokumentation kann pro Arbeitsverhältnis oder pro Monat geführt werden.
- Werden vereinbarte Arbeitsleistungen durch die Hilfskraft nicht erbracht bzw. wird die Arbeitszeit nicht fristgerecht (binnen 7 Tagen) auf dem Formblatt "Dokumentation" eingetragen, ist dies umgehend der Personalabteilung zu melden, damit gegebenfalls das Entgelt ausgesetzt bzw. zurückgefordert werden werden kann!
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a Studentische Hilfskräfte müssen in einem Studiengang an einer deutschen Hochschule immatrikuliert sein (Nachweis: Immatrikulationsbescheinigung). Damit die Beschäftigung als geringfügig/kurzfristig gilt, darf das Entgelt nicht höher als 450,00 € sein. Somit ergibt sich bei einem derzeitigen Stundensatz von
9,37 €/Std. die maximale Beschäftigung von  48 Std./Monat
 
a Wissenschaftliche Hilfskräfte haben eine abgeschlossene Hochschulausbildung nachzuweisen (Nachweis: Abschlusszeugnis Bachelor, o.a.). Die zu übertragenen Tätigkeiten müssen einen wissenschaftlichen Hochschulabschluss erfordern. Damit die Beschäftigung als geringfügig/kurzfristig gilt, darf das Entgelt nicht höher als 450,00 € sein. Somit ergibt sich bei einem derzeitigen Stundensatz von
10,90 €/Std. die maximale Beschäftigung von 41 Std./Monat  
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- Gleiche Beschäftigungsarten werden addiert!
- Bei mehreren z.B. geringfügig entlohnten Beschäftigungen darf die Grenze von 450 Euro in der Summe nicht überschritten werden!
- Während der Vorlesungszeit dürfen Studierende im Erst-, Zweit- oder Masterstudium (nicht Promotionsstudium) maximal 20 Wochenstunden, einschließlich sämtlicher Tätigkeiten (innerhalb und außerhalb der Hochschule) beschäftigt werden, um einen Verlust des Studierendenstatus (von Seiten der Krankenversicherung) zu verhindern.
- Während der vorlesungsfreien Zeit dürfen ohne Verlust des Studierendenstatus zu den maximal 85 Monatsstunden an der Hochschule weitere Tätigkeiten außerhalb der Hochschule ausgeübt werden. 
- Wichtig ist zu bedenken, dass die Familienversicherung über die Eltern nur bis zu einem bestimmten Einkommen der Studierenden von monatlich besteht.
Über den Einzelfall berät Ihre Krankenkasse!
 
a Kurzfristige Beschäftigung nach §8 Abs.1.Nr.2 SGB IV:
- Das Arbeitsentgelt liegt unter 450,01 €/Monat,
- Keine andere kurzfristige Beschäftigung im Kalenderjahr,
- Die Beschäftigung ist auf max. 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt,
- Die Beschäftigung wird nicht berufsmäßig ausgeübt. 
Auf dem LBV-Formblatt 42101s, muss Punkt 2.4. und 2.5. zwingend ausgefüllt sein! Die Arbeitstage/Woche sind auf Seite 1 einzutragen!
Der AN und der AG müssen keine Beiträge für Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen, und Rentenversicherung entrichten! Dem AG entsteht lediglich eine ca. 2% Umlagepflichtsteuer (U1-3). Das Entgelt obliegt der Lohnsteuerpflicht.
 
 a Geringfügige Beschäftigung §8 Abs.1.Nr.2 SGB IV:
- Das Arbeitsentgelt liegt unter 450,01 €/Monat
Auf dem LBV-Formblatt 42101s, muss Punkt 2.4. zwingend ausgefüllt sein!  
Der AN ist in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei. Es besteht jedoch Rentenversicherungspflicht, von der der AN sich auf Antrag (Vordruck LBV 45201) befreien lassen kann! Der AG zahlt ca. 28% Sozialabgaben.
 
 a Werkstudent § 27 Absatz 4 Satz 1 Nummer 3 SGB:
- Das Arbeitsentgelt liegt über 450,00 €/Monat,...
 
Lesen Sie hierzu bitte hier die ausführliche Dokumentation der Minijob Zentrale zum Thema Engteltgrenze!
 

Hinweis: Die Studierenden sind selbst für die korrekte Versteuerung, Anmeldung bei den Sozialversicherung etc. zuständig. Bitte halten Sie vorab Rücksprache mit Ihrer Krankenkasse und lassen Sie sich von der Minijobzentrale oder Ihrem Steuerberater beraten! Falls Sie finanzielle Unterstützung in Form von BaföG, Renten o.a. erhalten, bitten wir Sie VORAB die dort geltenden Einkommensgrenzen in Summe zu prüfen. 

 
Steuermerkmale:
- Das LBV wendet die elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM) an! Ihre Steuermerkmale werden somit anhand Ihrer Steuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuern (ELStaM-Datenbank) abgefragt! Haben Sie noch keine ELStAM Nummer, so können Sie diese hier beantragen
- Bei Angabe der Steuerklasse 1 bis 5 geht das LBV von einer Hauptbeschäftigung aus. Entsprechend sehen wir uns bei Angabe der Steuerklasse 6 als Nebenarbeitgeber.
- Sie erhalten pro Beschäftigung nur eine Lohnabrechnung vom LBV. Diese wird auch in Ihrem pers. Kundenportal hinterlegt: www.lbv.bwl.de – Kundenportal – Pers.Nr. und Passwort.
- Es ist möglich die Tätigkeit pauschal zu versteuern. Hierzu bitte das LBV Formblatt 47101 ausgefüllt einreichen!
 
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Bitte beachten Sie hierfür das Merkblatt zur Urlaubs- und Krankheitsregelung.
 
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Die Beantragung einer Dienstreise (dies betrifft auch die Fahrt zwischen den Hochschulstandorten) erfolgt mittels des Formblattes Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise - Formular und setzt voraus, dass mit der Hilfskraft und der HSAS ein Arbeitsvertrag für den genannten Zeitraum geschlossen ist! 
Auf dem Dienstreiseantrag ist zwingend anzugeben welche dienstlichen Aufgaben in wessen Auftrag die Dienstreise erforderlich macht! Der Dienstreiseantrag ist vor Antritt der Reise vom Dekan schriftlich zu genehmigen.
Mit der Abrechnung der genehmigten Dienstreise erfolgt gegebenenfalls auch die Erstattung von Fahrkosten (bei Nutzung des Privat PKW o.a.).
Die Fahrzeit gilt als Dienstzeit und muss auf der "Dokumentation" eingetragen werden!
Dienstwagen: Ein Dienstwagen steht an beiden Standorten zur Verfügung. Die Reservierung erfolgt durch den Betreuer! 
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Arbeitszeit: Der Umfang der Arbeitszeit ist im Arbeitsvertrag festgelegt. Die Lage der Arbeitszeit, also deren Verteilung auf die Wochentage, hingegen nicht.  Die Tätigkeit ist in Absprache mit dem Betreuer i.d.R. an Werktagen in der Zeit von 6.00 - 20.00 Uhr zu erbringen und zu dokumentieren. 
Pausenregelung: Die Arbeitszeit darf max. 10 Stunden am Tag betragen, es ist jedoch unbedingt die Pausenregelung zu beachten (§4 ArbZG)!. Bei mehr als 6 Stunden ununterbrochener Arbeitszeit besteht die Pflicht auf eine Pause von min. 30 Minuten. Ab 9 Stunden Arbeitszeit muss erneut eine Pause von mind. 15 Minuten erfolgen!
Zeitzuschlag: In Bezug auf Arbeiten ausserhalb von Werktagen (z.B. bei Messen, o.a.) verweisen wir auf den §10 ArbZG! Zeitzuschläge sind von der Hilfskraft über den Betreuer oder die Personalabteilung zu beantragen! Hierfür bitte das Formular SHK_Zeitzuschlag hsas nach Datum.xls ausfüllen und beim Betreuer oder der Personalabteilung einreichen. Der berechneten Zeitzuschlag wird dann auf der Dokumentation eingetragen! Bei Nachtarbeit ist zu beachten, dass diese VORAB bei der Personalabteilung bzw. beim Personalrat zu beantragen und zu genehmigen ist!
 
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Aus den Pauschbeträgen erwachsen dem Arbeitnehmer bei der Rentenverrechnung Vorteile in Form eines Zuschlags an ENTGELTPUNKTEN, aus dem wiederum in begrenzten Umfang WARTEZEITMONATE ermittelt werden!
Achtung: Der volle Rentenversicherungsbeitrag ist mind. von einem monatlichen Entgelt von 175,00 € zu zahlen! Erfolgt keine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, wird der Arbeitgeberanteil von 15% bis zum vollen Pflichtbeitrag vom Beschäftigten selbst aufgestockt. Ein Verzicht auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung nach §230 Abs. 8 SGB IV kann mittels des Formblatts LBV 45202 erfolgen!
 
Erfolgt eine komplette Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (LBV 45201) gilt diese für alle zeitgleich ausgeübten geringfügigen Beschäftigungen und kann für die Dauer der Beschäftigung nicht widerrufen werden.
 
Hinweis: Bevor sich ein Arbeitnehmer für die Befreiung von der Rentenversicherung entscheidet wird eine individuelle Beratung  der rentenrechlichen Auswirkungen der Befreiung bei der Auskunfts- und Beratungsstelle der Deutschen Rentenversicherung empfohlen. Das Servicetelefon der DRV ist kostenlos unter der 0800-10004800 zu erreichen.
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Unfall: Bei Unfällen während der Arbeitszeit bzw. Wegeunfällen ist sofort der Bereich zu informieren und das Ausfüllen des entsprechenden Formulars als Meldung an die Unfallversicherung zu veranlassen. Alle Hilfskräfte sind bei der Unfallkasse Baden-Württemberg gegen Arbeitsunfälle und Berufserkrankungen versichert. Arbeitsunfälle müssen der Abteilung Personal umgehend gemeldet werden. Versicherungsschutz besteht allerdings nur, bei Vorliegen eines gültigen Vertragsverhältnisses!
Sonderurlaub: Hilfskräften können auf Antrag Sonderurlaub ohne Fortzahlung der Vergütung gewährt werden. Dienstliche und betriebliche Verhältnisse sind dabei zu berücksichtigen.
Mutterschutz/Elternzeit: Wenn die studentische Hilfskraft schriftlich ihr Einverständnis erklärt, kann sie ihre Tätigkeit bis zur Entbindung weiter ausüben. Mutterschutz ab dem Tag der Entbindung ist in Anspruch zu nehmen
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Das Beschäftigungsverhältnis einer studentischen Hilfskraft endet im Regelfall – sofern keine Weiterbeschäftigung erfolgt - mit Ablauf der im Arbeitsvertrag vereinbarten Frist. Ein vorzeitiges Ende ist in folgenden Fällen möglich:
a) Auflösungsvertrag
b) Ordentliche Kündigung
c) Außerordentliche Kündigung
d) Exmatrikulation
e) Studienabschluss
Abweichend von Buchstabe d) endet das Beschäftigungsverhältnis mit Ablauf des Semesters, in dem die studentische Hilfskraft die letzte Prüfung abgelegt hat. Das Datum ist unverzüglich mitzuteilen. In der Regel tritt mit dem Tag nach der letzten Prüfung Versicherungspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung ein. Die Mitteilung ist auch erforderlich, wenn die letzte Prüfung in einem Bachelor-Studiengang absolviert wurde und ein nachfolgendes Masterstudium beabsichtigt ist.
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Die studentische Hilfskraft hat einen Anspruch auf die Ausstellung einer Tätigkeitsbescheinigung über Art und Dauer der Tätigkeit. Die Erstellung von Bescheinigungen erfolgt durch die Personalabteilung. Bitte senden Sie uns ein E-Mail an ruther@hs-albsig.de
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Wenden Sie sich bitte direkt an die Stellen, die Hiwis beschäftigen. Dies sind  u.a. die Fakultäten, Bibliothek, Rektorat, Öffentlichkeitsreferat, Technische Abteilung, die jeweiligen Organisatoren von Veranstaltungen  wie Karrierebörse, Tag der Technik,....
Stellenausschreibungen für Professuren/Beschäftigte finden Sie in unserem Stellenportal .
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15. Personalvertretung/Personalrat
Bei Problemen aus dem Beschäftigungsverhältnis können sich Hiwis an den Perso­nalrat wenden, der hier ein Mitwirkungsrecht hat (LPVG §99 Abs. 3). Hiwis dürfen bei Personalratswahlen an die Urne gehen.  
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16. Kontakt
Bei Fragen können Sie sich  gerne an
Frau Ruther, Tel.: 07571-732-8471, ruther@hs-albsig.de  oder
Frau Munzert, Tel.: 07571-732-8227, munzert@hs-albsig.de  
wenden.
 
 
 
 
Rechtliche Grundlagen (in der jeweils aktuellen Fassung):      
- Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG)
- Teilzeitbefristungsgesetz (TzBfG) 
- Mindestlohngesetz (MiLoG)
- Sozialgesetzbuch (SGB)
- Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)
- Landeshochschulgesetz (LPVG)
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG)