Datenschutzerklärung zum Bewerbungsverfahren

Datenschutzerklärung zum Bewerbungsverfahren
In dieser Datenschutzerklärung informieren wir, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren an der Hochschule Albstadt-Sigmaringen verarbeiten. Darüberhinausgehende Informationen zum Umgang mit Ihren Daten finden Sie unter: www.hs-albsig.de/datenschutz/

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:

Hochschule Albstadt-Sigmaringen
Vertretungsberechtigte: Rektorin Dr. Ingeborg Mühldorfer
Anton-Günther-Straße 51
72488 Sigmaringen
Deutschland
Telefon: 07571 732 - 0
E-Mail: info@hs-albsig.de

Externer Datenschutzbeauftragter
Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:
E-Mail: datenschutzbeauftragter(at)hs-albsig.de 
Website: https://www.exacon-gmbh.de

Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.

Datenverarbeitung bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Art und Zweck der Verarbeitung:
Zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses und zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir Ihre Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben. Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck, um die Eignung des Bewerbers für die entsprechende Stelle (oder ggf. andere offene Positionen) zu prüfen und die vakante Stelle zu besetzen. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt in diesem Zusammenhang auch regelmäßig auf elektronischem Weg. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen elektronisch übermitteln, z.B. per E-Mail oder über ein Bewerberportal.
Datenkategorien:
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden nachfolgend genannte Datenkategorien/ Daten verarbeitet:

• Persönliche Identifikationsdaten: Namen, Titel, Adressen
• Kommunikationsdaten: Telefonnummer, E-Mail-Adressen
• Persönliche Detailangaben: Geschlecht, Alter/Geburtsdatum, Geburtsort, Familienstand und Nationalität.
• Weitere persönliche Daten wie z.B.: Von Ihnen bereitgestellte Informationen zum bisherigen Ausbildungs- und Karriereweg (in Form eines CV und ggf. eingereichter Zeugnisse und anderer Qualifizierungsnachweise), schulische Laufbahn, höchster Bildungsabschluss, Berufserfahrung, Arbeitgeber, Beurteilungen, Qualifikationen, ggf. Einwanderungsstatus, etc.
• Sofern bei der Auswahl des Bewerbers auch Diversitätskriterien beachtet werden, haben Sie optional zudem die Möglichkeit, Gesundheitsdaten anzugeben (z.B. Angaben zu einer etwaig vorhandenen Schwerbehinderung).
   

Rechtsgrundlage:
Die Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie gemäß Art. 88 DSGVO in Verbindung mit §15 LDSG BW und § 26 Abs. 1 BDSG (Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses) sowie §11 LHG BW und §12 Abs. 10 LHG BW (Datenverarbeitung bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen).

Sofern Sie Angaben zu Ihrer Gesundheit machen, erfolgt die Datenverarbeitung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, sowie gemäß Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG (Ausübung von Rechten oder Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht).

Sofern kein Anstellungsvertrag abgeschlossen und die Bewerbung in Evidenz gehalten wird (Aufnahme in einen Talent-Pool zur Berücksichtigung des Bewerbers für etwaig spätere Stellenbesetzungen), ist die Rechtsgrundlage für die Speicherung/Archivierung Ihrer Daten sowie die Ansprache des Bewerbers bei einer späteren Stellenbesetzung Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie Ihrer ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), sofern Gesundheitsdaten gespeichert werden.
 

Empfänger:
Empfänger der Daten sind regelmäßig technische Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind. Für die Bereitstellung des Bewerber-Managementsystems BITE setzen wir den folgenden Auftragsverarbeiter ein:

BITE GmbH
Magirus-Deutz-Straße 12
89077 Ulm

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden intern an die Verantwortlichen der Fakultäten oder Abteilungen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Die interne Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies für die Besetzung einer Stelle erforderlich. Es haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen. Zudem werden Bewerbungsdaten auch gegenüber dem Personalrat der Hochschule Albstadt-Sigmaringen offengelegt.
Eine Datenverarbeitung außerhalb der EU/des EWR ist nicht vorgesehen.
Speicherdauer:
Wir werden Ihre Daten nur so lange aufbewahren, wie dies für die jeweiligen betreffenden Zwecke, für die wir Ihre Daten verarbeiten, notwendig ist. Falls wir Daten für mehrere Zwecke verarbeiten, werden sie automatisch gelöscht oder in einem Format gespeichert, das keine direkten Rückschlüsse auf Ihre Person zulässt, sobald der letzte spezifische Zweck erfüllt worden ist.

• Sofern wir einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber abschließen, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert.
• Wird kein Anstellungsvertrag abgeschlossen, so werden alle Daten aus dem Bewerbungsverfahren sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
• Sofern kein Anstellungsvertrag abgeschlossen und die Bewerbungsunterlagen gemäß Ihrer Einwilligung archiviert werden (in Evidenz gehalten), beträgt die Speicherdauer 2 Jahre zum Jahresende oder bis auf Widerruf.
   

Folgen bei Nichtbereitstellung:
Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Durchführung eines Bewerbungsverfahrens mit uns erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Arbeitsvertrag mit Ihnen zu schließen oder das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Die Angabe optionaler Daten erfolgt freiwillig.
 

Widerruf der Einwilligung
Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die Kontaktdaten des Verantwortlichen oder Datenschutzbeauftragten.

Ihre Betroffenenrechte
Zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte und sonstiger Anliegen im Zusammenhang mit dem Datenschutz wenden Sie sich bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Verantwortlichen oder des Datenschutzbeauftragten. Als Betroffener i.S.d. DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
 

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können von uns jederzeit Informationen über Ihre Daten, die wir über Sie halten, verlangen. Diese Auskunft betrifft unter anderem die von uns verarbeiteten Datenkategorien, für welche Zwecke wir diese verarbeiten, die Herkunft der Daten, falls wir diese nicht direkt von Ihnen erhoben haben, und gegebenenfalls die Empfänger, an die wir Ihre Daten übermittelt haben. Sie können von uns eine kostenlose Kopie Ihrer Daten erhalten. Sollten Sie Interesse an weiteren Kopien haben, behalten wir uns das Recht vor, Ihnen die weiteren Kopien in Rechnung zu stellen.
 

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können von uns die Berichtigung Ihrer Daten fordern. Wir werden angemessene Maßnahmen unternehmen, um Ihre Daten, die wir über Sie halten und laufend verarbeiten, richtig, vollständig und aktuell zu halten, basierend auf den aktuellsten uns zur Verfügung stehenden Informationen.
 

• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) 
  Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Dies kann gemäß Art. 17 DSGVO etwa dann der Fall sein, wenn:
• die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht länger erforderlich sind;
• Sie Ihre Einwilligung, die Grundlage der Datenverarbeitung ist, widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt;
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen, oder Sie gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung widersprechen;
• die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
• die Verarbeitung nicht notwendig ist, um die Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung, die von uns die Verarbeitung Ihrer Daten erfordert, sicherzustellen; insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen; um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.
   

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, falls:
 

• Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten und zwar für den Zeitraum, den wir benötigen, um die Richtigkeit der Daten zu überprüfen;
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung Ihrer Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung verlangen;
• wir Ihre Daten nicht länger benötigen, Sie diese aber benötigen, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen;
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe Ihre überwiegen.
   

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) 
Auf Ihren Antrag hin werden wir Ihre Daten – soweit dies technisch möglich ist – an einen anderen Verantwortlichen übertragen. Dieses Recht steht Ihnen allerdings nur zu, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht oder erforderlich ist, um einen Vertrag durchzuführen. Anstatt eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten, können Sie uns auch bitten, dass wir die Daten direkt an einen anderen, von Ihnen konkretisierten Verantwortlichen übermitteln.
 

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf unseren berechtigten Interessen oder denen eines Dritten beruht. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht länger verarbeiten. Letzteres gilt nicht, sofern wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen überwiegen oder wir Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
 

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt.
 

Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.
 

Auskunftsbeschränkung bei der Erfüllung von Betroffenenrechten
In bestimmten Situationen können wir Ihnen aufgrund gesetzlicher Vorgaben möglicherweise keine Auskunft über sämtliche Ihrer Daten erteilen. Falls wir Ihren Auskunftsantrag in einem solchen Fall ablehnen müssen, werden wir Sie zugleich über die Gründe der Ablehnung informieren.

Zuständige Aufsichtsbehörde
Die Hochschule Albstadt-Sigmaringen nimmt Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 07 11/61 55 41-0
Telefax: 07 11/61 55 41-15