Datenschutzerklärung zum Hinweisgebersystem

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie nach Art. 13, 14 EU-Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO), wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem verarbeiten. Darüberhinausgehende Informationen zum Umgang mit Ihren Daten finden Sie unter: www.hs-albsig.de/datenschutz/

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:

Hochschule Albstadt- Sigmaringen 
Rektorin Dr. Ingeborg Mühldorfer 
Anton-Günther-Straße 51
72488 Sigmaringen
+49 (0) 7571 732-0

Externer Datenschutzbeauftragter
Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:
E-Mail: datenschutzbeauftragter(at)hs-albsig.de 
Website: https://www.exacon-gmbh.de

Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.

Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem

1. Art und Zweck der Verarbeitung | Empfang von Meldungen und Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Meldestelle:
Die Hochschule Albstadt- Sigmaringen hat ein Hinweisgebersystem installiert, über welches Beschäftigte, Hochschulangehörige/Mitglieder und externe Personen den Verantwortlichen über mögliche Gesetzesverstöße oder Unregelmäßigkeiten informieren können, um so zu deren Aufklärung und Verfolgung beizutragen. Als Hinweisgeber können Sie die Informationen grundsätzlich anonym sowie auf einem sicheren und vertraulichen Weg über eine (interne) Meldestelle bereitstellen. Die Hochschule Albstadt- Sigmaringen hat technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Ihre Identität zu schützen. Soweit Sie als Hinweisgeber Ihre Identität freiwillig und bewusst angeben möchten, wird diese während aller internen oder außergerichtlichen Schritte des Verfahrens vertraulich behandelt. Im Rahmen der Aufklärung kann eine (anonyme) Kommunikation zwischen der Hochschule Albstadt- Sigmaringen und dem Hinweisgeber stattfinden, z.B. um Rückfragen zu stellen oder um Ermittlungsergebnisse offenzulegen. Bitte beachten sie, dass die Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, nicht nach dem Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG geschützt wird.

2. Art und Zweck der Verarbeitung | Durchführung von Aufklärungsmaßnahmen:
Nach dem Eingang von Informationen über mögliche Gesetzesverstöße oder Unregelmäßigkeiten wird der Verantwortliche die Hinweise zunächst hinsichtlich Stichhaltigkeit und Anwendungsbereich prüfen. Nach Verifizierung des Anfangsverdachtes werden anschließend Maßnahmen eingeleitet, um eine Aufklärung des Sachverhaltes herbeizuführen. Hierbei werden
u.a. (insbesondere) die folgenden Aufklärungszwecke verfolgt:

• Aufdeckung und Prävention von Missständen
• Aufklärung von Fehlverhalten
• Verhinderung zukünftigen Fehlverhaltens
• Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für den Verantwortlichen
• Aufklärung oder Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen
• Entlastung von Beschäftigten, Hochschulangehörigen/Mitglieder

Je nach Art und Umfang der gebotenen Maßnahmen wird der Verantwortliche gegebenenfalls weisungsfreie Dienstleister mit der konkreten Durchführung der entsprechenden Aufklärungsmaßnahmen betrauen. Zu diesen Dienstleistern können etwa Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwaltskanzleien oder Steuerberater zählen.
 

Datenkategorien:
Die Art der verarbeiteten Daten hängt ab vom jeweiligen Sachverhalt. Je nach Art oder Umfang der Meldung und je nach Anknüpfungs-Feststellungen im Aufklärungsverfahren können typischerweise folgende Datenarten verarbeitet werden:
Beschwerden, Vorkommnisse: Informationen über Gesetzesverstöße oder Unregelmäßigkeiten an denen ein/e Betroffener beteiligt ist; Inhalt, Zeitpunkt und sonstige relevante Umstände in Bezug auf die von Hinweisgebern übermittelten Hinweise; Persönliche Identifikationsdaten: Name, Titel, private Adresse, Dienstanschrift; Kommunikationsdaten: Telefonnummern, E-Mail-Adressen; Persönliche Detailangaben: Alter, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Familienstand und Nationalität; Gegenwärtige Arbeitsstelle: Arbeitgeber, Amts- oder Funktionsbezeichnung, Beschreibung der Funktion, Grad, Einstellungsdatum, Arbeitsort, Spezialisierung, Arbeitsmodalitäten; Arbeitsorganisation: Gegenwärtige Verantwortungen, Projekte, Arbeitszeiten, betrieblich veranlasste Dokumente; Elektronische Identifikationsdaten: P-Adressen, Cookies, Anschlusszeiten, elektronische Unterschrift; Bewertung der Nutzung von EDV-Mitteln: Kommunikationsverhalten bei der Nutzung betrieblicher Kommunikationssysteme; E-Mail- Auswertungen; Zugriff auf die Inhalte von E-Mails im betrieblichen/dienstlichen E-Mail-Postfach, Log-Daten oder Metadaten; Besondere Kategorien personenbezogener Daten: z.B. Rassische oder ethische Daten, politische Meinungen, Gesundheitsdaten; Private Inhalte: In Einzelfällen können auszuwertende Datensätze gegebenenfalls auch Rückschlüsse auf Sie betreffende private Inhalte zulassen. Dies kann etwa der Fall sein, wenn ein von einem Hinweisgeber übermittelter Hinweis entsprechende Inhalte enthält oder solche Inhalte im Rahmen des Aufklärungsverfahrens aufgedeckt werden.
 

Rechtsgrundlagen:
Die Datenverarbeitung zum Empfang von Meldungen und der Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Meldestelle sowie die Durchführung von Aufklärungsmaßnahmen erfolgt zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 10 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). In diesem Zusammenhang ist auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO durch die Meldestelle zulässig, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist (§ 10 HinSchG).
Sofern Aufklärungsmaßnahmen der Aufdeckung von möglichen Straftaten im Rahmen von Beschäftigungsverhältnissen dienen, können diese gemäß § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG gerechtfertigt sein. Die Hochschule Albstadt- Sigmaringen wird die entsprechenden Datenverarbeitungen aber nur dann auf § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG stützen, wenn dokumentierte tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht einer Straftat im Beschäftigungsverhältnis begründen und die Interessen des Betroffenen nicht überwiegen.
Die Offenlegung Ihrer Identität (als Hinweisgeber) und die damit verbundene Erhebung und Verarbeitung Ihrer persönlichen Identifikationsdaten erfolgt auf Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
 

Widerruf der Einwilligung:
Die Einwilligung zur Offenlegung Ihrer Identität (als Hinweisgeber) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. In diesem Falle erfolgt eine Löschung der entsprechenden Daten (persönlichen Identifikations- oder Kommunikationsdaten) aus dem Hinweisgeber-System. Nicht gelöscht werden jedoch die Angaben zum Sachverhalt, da die Hochschule ggf. zur Durchführung von Aufklärungsmaßnahmen verpflichtet ist. Ihren Widerruf richten Sie bitte bevorzugt direkt an die Meldestelle, alternativ an die Kontaktdaten des Verantwortlichen oder Datenschutzbeauftragten.

Empfänger:
Sofern erforderlich, werden wir Angaben zum Sachverhalt gegebenenfalls auch gegenüber dem Personalrat und/oder anderen Interessenvertretungen unter Berücksichtigung datenschutzrechtlichen Vorgaben offenlegen.

Bei der Durchführung von Aufklärungsmaßnahmen greifen wir gegebenenfalls auch auf die Unterstützung durch externe Dienstleister, wie etwa Anwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, zurück.
Möglicherweise werden wir Angaben zum Sachverhalt auch gegenüber öffentlichen Stellen offenlegen (Staatsanwaltschaften, Gerichte, Polizei oder sonstige Behörden). Dies kann insbesondere dann notwendig sein, wenn die Hochschule Albstadt- Sigmaringen zur Offenlegung der entsprechenden Daten gesetzlich verpflichtet ist (z.B. im Rahmen von strafrechtlichen Ermittlungsverfahren als Folge von Aufklärungsmaßnahmen).
Für den Empfang von Meldungen, zur Bearbeitung von Aufklärungsmaßnahmen sowie zu Dokumentationszwecken verwenden wir IT-Systeme von externen Dienstleistern, die als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind.

Datenverarbeitung außerhalb der EU/ des EWR:
Eine Datenverarbeitung außerhalb der EU/ des EWR ist nicht vorgesehen.

Speicherdauer:
Die Hochschule Albstadt- Sigmaringen wird die im Rahmen der Aufklärung von Hinweisen dokumentierten Daten löschen, wenn sie für die Durchführung der Aufklärung des jeweiligen Sachverhaltes nicht mehr erforderlich sind. Dies ist gemäß §11 Abs. 5 HinSchG 3 Jahre nach Abschluss des Aufklärungsverfahrens. Gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften oder sonstige Rechtsvorschriften können jedoch eine längere Aufbewahrung Ihrer Daten rechtfertigen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist (z.B. bei Vorliegen von Rechtsstreitigkeiten, welche das Ergebnis möglicher Aufklärungsmaßnahmen sind).

Verarbeitung freiwilliger/verpflichtender Angaben:
Die Bereitstellung der Daten über eine Meldung sowie die Preisgabe Ihrer Identität ist weder vertraglich oder gesetzlich vorgeschrieben noch für einen Vertragsabschluss erforderlich. Unter Umständen bestehen je nach individuellem Einzelfall gesetzliche Pflichten, uns eine Meldung zu erteilen. Für eine sinnvolle Bearbeitung und Untersuchung der Meldung ist eine Verarbeitung der Daten durch die Hochschule Albstadt- Sigmaringen erforderlich, zudem können wir je nach vorliegendem Fall zu Aufklärungsmaßnahmen verpflichtet sein, woraus sich weitere Datenverarbeitungen ergeben.

Ihre Betroffenenrechte
Zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte und sonstiger Anliegen im Zusammenhang mit dem Datenschutz wenden Sie sich bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Verantwortlichen oder des Datenschutzbeauftragten. Als Betroffener i.S.d. DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
 

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können von uns jederzeit Informationen über Ihre Daten, die wir über Sie halten, verlangen. Diese Auskunft betrifft unter anderem die von uns verarbeiteten Datenkategorien, für welche Zwecke wir diese verarbeiten, die Herkunft der Daten, falls wir diese nicht direkt von Ihnen erhoben haben, und gegebenenfalls die Empfänger, an die wir Ihre Daten übermittelt haben. Sie können von uns eine kostenlose Kopie Ihrer Daten erhalten. Sollten Sie Interesse an weiteren Kopien haben, behalten wir uns das Recht vor, Ihnen die weiteren Kopien in Rechnung zu stellen.
 

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können von uns die Berichtigung Ihrer Daten fordern. Wir werden angemessene Maßnahmen unternehmen, um Ihre Daten, die wir über Sie halten und laufend verarbeiten, richtig, vollständig und aktuell zu halten, basierend auf den aktuellsten uns zur Verfügung stehenden Informationen.
 

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Dies kann gemäß Art. 17 DSGVO etwa dann der Fall sein, wenn:
 

• die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht länger erforderlich sind;
• Sie Ihre Einwilligung, die Grundlage der Datenverarbeitung ist, widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt;
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen, oder Sie gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung widersprechen;
• die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
• die Verarbeitung nicht notwendig ist, um die Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung, die von uns die Verarbeitung Ihrer Daten erfordert, sicherzustellen; insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen; um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.
  Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, falls:
• Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten und zwar für den Zeitraum, den wir benötigen, um die Richtigkeit der Daten zu überprüfen;
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung Ihrer Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung verlangen;
• wir Ihre Daten nicht länger benötigen, Sie diese aber benötigen, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen;
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe Ihre überwiegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Auf Ihren Antrag hin werden wir Ihre Daten – soweit dies technisch möglich ist – an einen anderen Verantwortlichen übertragen. Dieses Recht steht Ihnen allerdings nur zu, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht oder erforderlich ist, um einen Vertrag durchzuführen. Anstatt eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten, können Sie uns auch bitten, dass wir die Daten direkt an einen anderen, von Ihnen konkretisierten Verantwortlichen übermitteln.
 

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf unseren berechtigten Interessen oder denen eines Dritten beruht. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht länger verarbeiten. Letzteres gilt nicht, sofern wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen überwiegen oder wir Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt.
 

Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.
 

Auskunftsbeschränkung bei der Erfüllung von Betroffenenrechten
In bestimmten Situationen können wir Ihnen aufgrund gesetzlicher Vorgaben möglicherweise keine Auskunft über sämtliche Ihrer Daten erteilen. Falls wir Ihren Auskunftsantrag in einem solchen Fall ablehnen müssen, werden wir Sie zugleich über die Gründe der Ablehnung informieren.

Zuständige Aufsichtsbehörde
Die Hochschule Albstadt- Sigmaringen nimmt Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit 
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 07 11/61 55 41-0
Telefax: 07 11/61 55 41-15